Produtividade Imperfeita: o que uma surpresa nos pode ensinar

Olá ,

O que um simples vídeo de aniversário pode ensinar-nos sobre prazos e procrastinação?

Mais do que eu imaginava!

O Diogo, o meu marido, fez 30 anos esta semana e, como estamos em Bali, queria que ele sentisse o carinho da família e amigos de uma forma especial. Então, pensei: "E se eu fizer um vídeo com mensagens de parabéns de toda a gente?".

Claro que, sendo eu quem sou, tratei de organizar tudo direitinho:

• Duas semanas de antecedência: criei um grupo e pedi os vídeos, para dar tempo suficiente.

• Mensagem super detalhada: expliquei tudo direitinho e sugeri que o vídeo tivesse apenas 1 minuto (para facilitar a vida a toda a gente).

• Deadline dois dias antes do aniversário: para garantir que tinha tempo de editar sem pressa.

• Follow-ups semanais: porque sabemos que a primeira mensagem muitas vezes fica perdida.

Os resultados desta pequena experiência foram muito curiosos:

• 9% enviou nos primeiros 2 dias

• 23% enviou após 1 semana

• 10% enviou no início da segunda semana

• 40% enviou no dia anterior ou no próprio deadline

• 9% enviou fora do prazo

• 9% não enviou de todo

Ou seja, a maior parte das pessoas deixou para a última hora.

E isto encaixa-se perfeitamente num fenómeno conhecido como "Síndrome do Estudante", que descreve a tendência de muitas pessoas, não apenas estudantes, de iniciarem tarefas apenas no último momento possível antes do prazo final. 

O problema? Isto elimina qualquer margem de segurança e coloca a pessoa sob stress e pressão adicionais.

Neste caso, era algo simples e sem grande impacto. Mas quando se trata de tarefas que nos geram ansiedade, deixar para o fim pode prejudicar o nosso bem-estar e produtividade.

💡 Quem enviou nos primeiros dias despachou a tarefa e seguiu com a sua vida, sem mais preocupações. Já quem deixou para a última manteve essa “to do” pendente na cabeça ou na lista, carregando um peso desnecessário durante dias.

Sei que, na prática, a maior parte das pessoas só enviaria no final, mas prefiro dar mais tempo, do que alguém me dizer que não conseguiu porque foi apanhado de surpresa e que quem precisasse de mais flexibilidade tivesse essa margem.

Aliás, este princípio aplica-se a muitas situações. Um exemplo recente: no alojamento onde estive, encontrei um livro que queria muito ler e tinha 6 dias para o terminar. O mais lógico seria dividir o número de páginas por 6, mas decidi dividir por 4 dias, criando uma margem para imprevistos. E ainda bem! Num dos dias li muito pouco, mas como nos outros já tinha avançado mais, consegui terminá-lo sem pressa nem stress.

Isto reforça a importância de definir prazos conservadores para evitar a pressão do último momento. Quando nos damos margem, conseguimos lidar melhor com os imprevistos e reduzir a ansiedade associada às tarefas.

✅ Define prazos mais curtos do que realmente precisas: se tens 1 semana para fazer algo, planeia terminar em 4 ou 5 dias. Assim, evitas correr contra o tempo no final.

✅ Divide tarefas grandes em ações menores: se algo parece muito trabalhoso (como "gravar um vídeo"), pode gerar bloqueio. Dar sugestões simples ("basta gravar 1 minuto a dar os parabéns e a responder a esta pergunta!") reduz a inércia.

✅ Despacha rapidamente o que não precisa de ficar pendente: se uma tarefa demora 2 minutos ou menos a ser feita, faz logo. Evitas mantê-la a ocupar espaço mental e deixas de te preocupar com ela.

✅ Gerir emoções associadas às tarefas: reconhecer e lidar com emoções como o medo do fracasso ou a falta de motivação pode ajudar a reduzir a procrastinação. Muitas vezes, adiamos tarefas não por falta de tempo, mas por medo de falhar ou por insegurança. Quanto mais cedo identificarmos esses bloqueios, mais rápido conseguimos agir.

Em relação à surpresa, consegui editar o vídeo a tempo e o Diogo adorou as mensagens, a malta deu tudo! 🤍

Com esta história queria dizer-te que a maioria das pessoas só age quando sente urgência, mas que planear com margem é uma das melhores formas de reduzir stress e evitar problemas.

E nem de propósito… saiu hoje o novo episódio do podcast que eu e o Diogo gravámos em Bali sobre a nossa experiência de trabalho remoto fora de Portugal! Já está disponível nas plataformas habituais. Ouve e depois diz-me o que achaste!

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Por hoje é isto que tenho para ti. E não te esqueças, nunca vai ser perfeito, mas vai valer a pena! Estou sempre por perto 🫡

Até já,

Carolina João Fernandes | Mentora de Produtividade e Organização

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