Produtividade Imperfeita: o meu email é um caos e eu quero liberdade!

Olá reader,

Hoje vamos falar sobre emails! 📩

Recebes muitos emails?

Sentes que é difícil gerir a quantidade de email que recebes?

Passas muito tempo no email com medo de te escapar algo?

Sempre que “zeras” a caixa de entrada, entram não sei quantos emails?

Atualmente, o email é uma ferramenta de comunicação essencial.

Seja no trabalho ou na vida pessoal.

Recebemos menos correio físico, mas muito digital!

(Eu prefiro assim, não me queixo😅)

Se queres gerir melhor o teu email independentemente do caos que está…

…tens mesmo de ler esta newsletter até ao fim.

Vamos abordar estratégias práticas para gerires o email de forma mais eficiente.

💡 Reduzir o Stress

💡 Aumentar a Produtividade

A caixa de entrada de emails é como a lista de tarefas, nunca vai acabar!

Mais vale saber geri-la de forma proativa 😊

Vamos às estratégias!

ℹ️ Desliga as notificações

Quando não o fazemos, somos interrompidos constantemente por notificações de novos e-mails. Desligar as notificações permite-nos focar no trabalho que estamos a realizar.

E acredita, a probabilidade de te esqueceres de ir lá todos os dias é muito reduzida.

ℹ️ Utiliza Labels/Etiquetas

Podes criar labels/etiquetas para organizar melhor os teus emails. Seja por categorias ou por ação. Assim, é mais fácil encontrares a informação que precisas.

Exemplos de labels: “A aguardar resposta”, “Referência Futura”, “Para ler”, “Projeto X”, “Cliente Y”

Em alguns emails que são meramente informativos, poderá ser interessante fazer mesmo diretamente “skip da inbox” como filtro, ou seja, vai logo para a label definida sem passar pela caixa de entrada. Assim, quando quiseres vais lá ver os emails.

ℹ️ Não é necessário manteres a caixa de entrada vazia

É importante lembrar que não é obrigatório manter a caixa de entrada vazia o tempo todo. Isso pode causar mais frustração do que benefícios. Em vez disso, foca-te em tomar uma decisão para cada email que recebes:

• Responder logo (quando o email demora 2 minutos ou menos a responder)

• Adicionar na lista de tarefas quando é uma ação a executar e demora mais de 2 minutos

• Simplesmente lido ou arquivar (se fizer sentido, para uma das labels existentes)

• Adiar para ver noutra altura (é possível fazer snooze/suspender o email para aparecer noutro dia ou hora)

• Eliminar ou cancelar subscrição