Produtividade Imperfeita: já tens uma checklist para isto?

Olá ,

(Antes de mais, quero agradecer o vosso carinho com a viagem! Já estou em Bali e cheguei bem. Na próxima semana já te atualizo sobre está a correr a aventura. Se já existiram imprevistos? Vários 😅)

Na newsletter da semana passada, falámos também sobre a importância de termos uma checklist antes da viagem e da mala e hoje vamos aprofundar um pouco mais o tema das checklists - uma lista estruturada de tarefas ou passos a seguir que ajuda a garantir que nada é esquecido.

Vou começar por falar de um estudo que conheci no livro “The Checklist Manifesto”.

Em 2008, um hospital em Michigan testou um conceito: usar uma checklist para reduzir infeções hospitalares.

O médico Peter Pronovost criou uma lista com cinco passos básicos para a colocação de cateteres. Coisas óbvias, como lavar as mãos e limpar a pele do paciente com um antisséptico adequado.

Algo tão básico que qualquer médico já sabia, certo?

Mas, na prática, não acontecia sempre. O resultado?

✅ 1.500 mortes evitadas

✅ 175 milhões de dólares poupados ao sistema de saúde

Tudo isto com 5 passos simples que já eram conhecidos, mas que não eram seguidos de forma consistente.

E é aqui que entra a checklist, que podes usar no trabalho, na tua equipa e na tua vida pessoal.

Não porque és esquecido(a), mas porque és humano(a).

Porque é que as checklists fazem a diferença? 

✔ Reduzem o esquecimento – a nossa cabeça está cheia de tarefas e às vezes esquecemos o básico.

✔ Evitam decisões desnecessárias – não precisas de reinventar a roda cada vez que repetes uma tarefa.

✔ Dão clareza – tens um caminho definido, sem perder tempo a pensar "o que falta?" ou “o que vem a seguir”.

✔ Aumentam a consistência – uma checklist evita que cortes passos sem querer.

Como criar uma checklist realmente útil?

• Mantém-na simples e direta

• Organiza por ordem lógica

• Ajusta sempre que necessário

 Onde podes guardar as tuas checklists? 

📝 Num caderno ou bloco de notas físico

🔔 Coladas na parede ou computador

📱 Numa app de notas como o Google Keep, Evernote ou Notion

🖥 Integradas na tua ferramenta de tarefas, como o ClickUp ou Todoist

Exemplo: Checklist Rotinas da Noite 🌙

• Escolher a roupa para o dia seguinte

• Carregar telemóvel

• Confirmar despertador

• Lavar os dentes

• Lavar o rosto

• Creme cara e pés

Exemplo: Checklist do que levar para correr 🏃‍♀️

• Roupa confortável e adequada ao clima

• Sapatilhas

• Relógio desportivo

• Elástico de cabelo

• Lenço de papel

• Auriculares (se corres com música ou podcasts)

• Chaves de casa

Exemplo: Checklist para realizar um relatório mensal 📊

• Reunir os dados e métricas do mês

• Rever os objetivos estabelecidos e os resultados alcançados

• Identificar padrões, sucessos e desafios

• Criar gráficos ou tabelas para melhor visualização

• Escrever análise e insights

• Incluir recomendações para o próximo mês

• Exportar o documento final

• Enviar para as pessoas certas e guardar uma cópia

🥷Dica Ninja: Transforma a checklist num template! Depois de te habituares a utilizar checklists, é possível criares templates com base nessas checklists em certas plataformas e duplicá-los sempre que precisares. Assim, poupas tempo e a ferramenta lembra-te dos passos a seguir!

Desafio-te hoje a escolher uma ação que fazes regularmente e mesmo que a conheças bem, cria uma checklist para ela. Testa e vê como te ajuda. 💡

Por fim, e se pudesses otimizar não só as tuas checklists, mas toda a tua organização?

Ou da tua cara metade? ❤️

Já que estamos na semana do Dia dos Namorados, porque não oferecer tempo a quem mais gostamos?

Ganhar dinheiro é muito importante, mas se nem o tempo conseguimos gerir bem, tudo fica bem mais difícil.

Assim, se tu ou a tua cara metade se sentem constantemente sobrecarregados(as), se sentem dificuldade em definir prioridades ou se os dias parecem muito curtos para tudo o que precisam e querem fazer, então precisam de um sistema que funcione para cada um de vocês!

🎁 Por este motivo, criei um voucher da minha consultoria individual de produtividade e organização que podes oferecer esta semana à tua cara-metade, um amigo especial ou para ti próprio(a). Organizar melhor o tempo é a chave para viver com mais leveza, menos stress, para a evolução em várias áreas!

Um presente original e útil: oferecer mais tempo à tua cara metade e quem sabe mais tempo para os 2, parece-te bem?

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Por hoje é isto que tenho para ti. E não te esqueças, nunca vai ser perfeito, mas vai valer a pena! Estou sempre por perto 🫡

Até já,

Carolina João Fernandes | Mentora de Produtividade e Organização

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